Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
nach Artikel 13, Artikel 14 DSGVO durch
A. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Serviettengastro Karsten Brock
Höhenstrasse 10, 61273 Wehrheim
Telefon: 0049 15120766673
E-Mail: info@serviettengastro.de
Webseite: https://www.serviettengastro.de
B. Grundsätzliches zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten sind beispielsweise Vorname / Nachname, eine
Telefondurchwahl oder individuelle E-Mail-Adressen. Hingegen sind allgemeine
Unternehmensdaten, z.B. zentrale Festnetznummer einer Firma, die Durchwahl der
Beschaffungs- oder Einkaufsabteilung, die Firma einer juristischen Person, z.B. Max
Mustermann GmbH, keine personenbezogenen Daten, sondern lediglich
unternehmensbezogene Daten.
Die gemäß Artikel 13, 14 DSGVO bestehenden Informationspflichten beziehen sich auf
personenbezogene Daten und verpflichten uns, über deren Erhebung zu informieren,
unabhängig davon, ob Sie Kunde / Interessent oder Ansprechpartner/in sind. Dies gilt
unabhängig davon, ob wir die Daten von Ihnen selbst erhalten haben oder durch
Dritte, z.B. einen Kollegen oder Ihren Arbeitgeber.
C. Details zu einzelnen Datenverarbeitungsvorgängen /-zwecken, für die Ihre
personenbezogene Daten verarbeitet werden
1. Überlassung und / oder Übermittlung von Informationsunterlagen
a) Umfang der Datenverarbeitung, Zweck, Rechtsgrundlage, Widerspruchsrecht
Sofern Sie sich als Selbständige/r für unsere Produkte interessieren und wir Ihnen
Informationsmaterialien überlassen oder übermitteln sollen, erfassen wir Ihren Namen
als Interessenten, Ihre Sitzanschrift sowie ggfs. mitgeteilte weitere personenbezogene
Daten, z.B. besonderes Interesse an bestimmten Produkten, sowie Zeitpunkt, Art und
Inhalt der überlassenen / übermittelten Informationen. Zudem erfassen wir diese
Daten für die künftige Nutzung gemäß Ziffer D 4 (Postwerbung).
Soweit die Datenerfassung zur Erfüllung einer diesbezüglichen Anfrage erfolgt, stellt
diese Erfüllung ein berechtigtes Interesse unsererseits an der Datenverarbeitung dar,
im Übrigen ist die Akquise neuer Kunden ebenfalls ein berechtigtes Interesse unserer
Firma. Rechtsgrundlage für die hiermit verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs.1 f
DSGVO. Erfolgt die Zusendung als vorvertragliche Maßnahme, ist Art.6 Abs.1 b DSGVO
die Rechtsgrundlage für die entsprechende Datenverarbeitung.
Sofern Sie Ansprechpartner/in eines Unternehmers o.ä. sind und Produktunterlagen bei
uns anfordern oder Ihr Arbeitgeber / Ihr Dienstherr/ Ihr Kollege o.ä. Ihren Namen als
Ansprechpartner angibt, erfassen wir Ihren Namen als Ansprechpartner des
Unternehmers / der Behörde etc.. Wir erfassen zudem ggfs. mitgeteilte weitere Daten,
z.B. Ihre email-Adresse oder Ihre Position im Unternehmen, z.B. Einkaufsabteilung /
Vertrieb / Beschaffung. Dies sichert die korrekte Adressierung/Übermittlung der
angeforderten Unterlagen und gibt uns die Möglichkeit, Sie hierbei als
Ansprechpartner persönlich anzusprechen (berechtigtes Interesse). Rechtsgrundlage
hierfür ist Art. 6 Abs.1 f DSGVO. Zudem erfassen wir diese Daten für die künftige
Nutzung gemäß Ziffer D 4 (Postwerbung).
Soweit Art 6 Absatz 1 f DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, können
Sie dieser gemäß Artikel 21 DSGVO widersprechen, vgl. hierzu auch weitere
Informationen unter E am Ende dieses Informationsblatts.
b) mögliche Empfänger der Daten, Speicherdauer, Drittländer, Quellen
Interne Empfänger (Stellen) der erhobenen Daten sind der Vertrieb, Marketing,
Geschäftsleitung unserer Firma, soweit diese Daten dort benötigt werden. Im Übrigen erfolgt keine
Weitergabe der Daten an Dritte, ebensowenig eine Übermittlung in Länder außerhalb
der Europäischen Union.
Die erhobenen Daten werden gelöscht, sobald diese für die Erreichung des Zweckes
ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, wir diese auch nicht mehr zur
Geltendmachung / Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen und soweit diese nicht
zur Postwerbung (D 4) benötigt werden.
Sofern der Kontakt zu unserer Firma über Ihre Mitarbeiter, einen sonstigen Beauftragten
Ihrer Firma oder über einen Handelsvertreter unserer Firma erfolgte, sind diese unsere
Quelle für die Datenerfassung im Sinne des Artikel 14 DSGVO. Sofern Ihr Arbeitgeber
oder ein Kollege uns Ihre Ansprechpartnerdaten nannte, sind diese unsere Quelle für
die Datenerfassung im Sinne des Artikel 14 DSGVO.
2. Erstellung und Zusendung von Angeboten, Auftragsbestätigungen / Durchführung von
erteilten Aufträgen sowie sonstiger diesbezüglicher Korrespondenz und
Folgeabwicklungen (u.a. Warenversendung, Mängelprüfung,)
a) Umfang der Datenverarbeitung, Zweck, Rechtsgrundlage, Widerspruchsrecht
Sofern Sie sich als Selbständige/r um die Unterbreitung eines Angebots bitten oder
eine Bestellung an uns übermitteln, erfassen wir Ihren Namen, Ihre Sitzanschrift, Ust -ID,
ggfs. vorhandenen Eintrag als Kaufmann im Handelsregister, abweichende
Rechnungs- oder Lieferanschrift, Telefon- und Faxnummer, e-mail-Adresse,
Verbandsmitgliedschaften und ggfs. angegebene Mitgliedsnummern sowie ggfs.
mitgeteilte weitere Daten, z.B. besonderes Interesse an bestimmten Produkten, sowie
Zeitpunkt, Art und Inhalt der Kommunikation (z.B. Bestelleingang /
Angebotsunterbreitung / Auftragsbestätigung). Bei einem Erstkontakt erfassen wir
zudem Ihren Namen und Postanschrift für die künftige Nutzung gemäß Ziffer D 4
(Postwerbung).
Die vorgenannten Daten verarbeiten wir zudem, wenn es zum Vertragsabschluss
kommt, um den Vertrag zu erfüllen, eine Auftragsbestätigung zu erstellen, um Sie als
Besteller identifizieren zu können, um ggfs bestehende Rückfragen bzgl. der bestellten
/ angebotenen Produkte zu klären, um die gekauften Waren ausliefern zu können, zur
Rechnungsstellung, zur Abwicklung / Zuordnung von Zahlungen (soweit erforderlich),
zur Bearbeitung etwaiger Gewährleistungs- und sonstiger rechtlicher Ansprüche, die
Sie gegen uns gelten machen, und zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen
Sie; Die Speicherung der Zeitpunkte und Inhalte unserer Kommunikation bezweckt,
die abgegebenen Erklärungen nachzuweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch
Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6
Abs.1 lit.f DSGVO.
Sofern Sie Ansprechpartner/in eines Unternehmers bzw. zuständige/r Mitarbeiter/in
einer Behörde o.ä. sind und für Ihren Arbeitgeber / Dienstherrn um die Unterbreitung
eines Angebots bitten oder eine Bestellung an uns übermitteln, erfassen wir Ihren
Namen als Ansprechpartner sowie ggfs mitgeteilte weitere Daten, z.B. Ihre email-
Adresse oder ihre Position, z.B. Einkaufsabteilung / Beschaffung, sowie Zeitpunkt, Art
und Inhalt der Kommunikation. Dies sichert die korrekte Adressierung/Übermittlung der
Folgekorrespondenz (Zusendung des Angebots / Rechnung etc.) und dient dem
Nachweis der abgegebenen Erklärungen. Zudem haben wir hierdurch die
Möglichkeit, Sie hierbei als Ansprechpartner persönlich anzusprechen und die
abgegebenen Erklärungen nachzuweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer
persönlichen Daten aufklären zu können (berechtigtes Interesse).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO.
Soweit Art 6 Absatz 1 f DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, können
Sie dieser gemäß Artikel 21 DSGVO widersprechen, vgl. hierzu auch weitere
Informationen unter E am Ende dieses Informationsblatts.
b) mögliche Empfänger der Daten, Speicherdauer, Drittländer, Quellen
Interne Empfänger der erhobenen Daten innerhalb unserer Firma sind der Vertrieb,
Marketing, Rechnungswesen, Auftragsverwaltung, Geschäftsleitung, soweit diese
Daten dort benötigt werden. Wir schalten zur Übermittlung
der Kommunikation und zur Warenversendung ggfs. Dienstleister, z.B. Spedition,
Versand-Dienstleister, und ggfs. unsere Lieferanten ein, die eine Direktlieferung
vornehmen.
Im Übrigen erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte, ebensowenig eine
Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union.
Wir sind aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-,
Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von 10 Jahren zu speichern. Nach Ablauf der
regelmäßigen Verjährungsfrist nach Abschluss des Kaufvertrags werden Ihre Daten für
die weitere Verarbeitung eingeschränkt und nur noch zur Verteidigung gegen
mögliche Rechtsansprüche sowie zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen
genutzt. Hiervon ausgenommen sind die gemäß D 4 erhobenen Daten (Postwerbung).
Sofern die Bestellung der Ware / die Anforderung eines Angebots über Ihre Mitarbeiter
oder einen sonstigen Beauftragten Ihrer Firma erfolgt, sind diese unsere
Quelle für die Datenerfassung im Sinne des Artikel 14 DSGVO. Sofern Ihr Arbeitgeber /
Dienstherr oder Kollege / Kollegin uns Ihre Ansprechpartnerdaten nannte, ist dieser
unsere Quelle für die Datenerfassung im Sinne des Artikel 14 DSGVO.
3. Planung und Durchführung von Kundenbesuchen
Sofern Sie als Selbständige/r einen Besuch wünschen,
erfassen wir Ihre Daten (Namen, Ihre Sitzanschrift, etwaige abweichende
Besuchsanschrift, Kontaktdaten, besondere Produktwünsche / Vorstellung bestimmter
Produkte vor Ort, interner Ansprechpartner, Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation)
zur Vereinbarung eines oder regelmäßiger (soweit gewünscht) Besuchstermine. Des
weiteren werden die vereinbarten Besuchstermine sowie die beim Besuch ggfs.
mitgeteilten weiteren personenbezogenen Informationen für die erörterten Zwecke,
z.B. Angebotsunterbreitung / Festlegung regelmäßiger Besuchstermine / Zusendung
von Produkt- / Materialmustern, gespeichert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO.
Sofern Sie Ansprechpartner/in eines Unternehmers sind und für dieses Unternehmen
einen vor-Ort-Besuch wünschen, erfassen wir Ihren Namen als Ansprechpartner des
Unternehmers sowie ggfs. mitgeteilte weitere Daten, z.B. Ihre email-Adresse oder ihre
Position im Unternehmen, z.B. Einkaufsabteilung, sowie Zeitpunkt und Inhalt der
Kommunikation. Diese Daten dienen der Vereinbarung eines oder regelmäßiger
(soweit gewünscht) Besuchstermins und dem Nachweis der Besuchsvereinbarung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO.
Soweit Art 6 Absatz 1 f DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, können
Sie dieser gemäß Artikel 21 DSGVO widersprechen, vgl. hierzu auch weitere
Informationen unter E am Ende dieses Informationsblatts. Zudem gilt ergänzend C 1 b)
dieser Information.
4. Postwerbung / Marketing
Falls Sie uns als Selbständige/r Ihren Namen und Ihre Postanschrift mitteilen oder wir
diese aus öffentlich zugänglichen Quellen entnehmen, speichern wir diese Daten für
die mögliche künftige Zusendung von Postwerbung (Briefpost) zu unseren Produkten.
Die Daten werden ggfs. bei der Frankierung und Versendung, die ggfs. durch einen
externen Dienstleister erfolgt, diesem zugänglich. Dieser Dienstleister handelt nach
unseren Weisungen und in unserem Auftrag. Dieser hat seinen Sitz in der Europäischen
Union. Eine sonstige Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden gelöscht,
sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind
oder Sie der Verarbeitung widersprochen haben.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die
Zusendung von Produktinformationen per Briefpost ist ein legitimes Interesse unseres
Unternehmens. Sie können dieser Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit
widersprechen. In einem solchen Fall werden wir die Zusendung der Briefpostwerbung
einstellen, vgl. Abschnitt E.
Sofern Sie Ansprechpartner/in eines Unternehmers, Schule, Stadt o.ä. sind und uns
deren Name und Anschrift mitteilen oder wir diese aus öffentlich zugänglichen
Quellen entnehmen, erfassen wir Ihren Namen als Ansprechpartner des Unternehmers
für die mögliche künftige Zusendung von Postwerbung (Briefpost) zu unseren
Produkten zu Ihren Händen. Die vorstehenden Absätze gelten entsprechend.
E. Ihre Rechte als betroffene Person – Übersicht :
Ihnen stehen folgende Rechte als betroffene Person zu:
- Das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
- Das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
- Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
- Das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,s .unten im Detail unter F
- Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77
DSGVO
5.
- Das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können,
ohne dass die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
F. Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DSGVO
Soweit Ihre personenbezogenen Daten von uns aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit.
f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung aus
Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu
widersprechen. Nach Eingang des Widerspruchs stellen wir die Verarbeitung
insoweit ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die
Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen,
oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um
Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die
Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke
derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher
Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die
Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke
verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der
Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr
Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen
technische Spezifikationen verwendet werden.